Vind jij het belangrijk om je bedrijf of je werk georganiseerd te houden? Dit doe je door het maken van een rooster voor de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse activiteiten. Eenvoudig een rooster maken doe je bij Chronokeys. Waarom een rooster maken nuttig is en praktische tips bij het maken van een rooster, lees je hieronder.
Mensen zijn gewoontedieren. We hunkeren naar dagelijkse routine en functioneren het beste wanneer we duidelijke grenzen geven aan onze tijd. Een rooster maken helpt hierbij.
Een rooster geeft je de controle over jouw dag. Het geeft je de structuur en discipline die je nodig hebt om het meeste uit de uren van een bepaalde dag te halen. Wanneer je een plan hebt om je aan te houden, krijg je meer dagelijks werk gedaan en kom je uiteindelijk dichter bij je doelen. Dit noemen we een verhoogde productiviteit.
Zoals de pionier van productiviteit en zelfontwikkeling, Paul J. Meyer, het formuleerde: "Productiviteit is nooit een ongelukje. Het is altijd het resultaat van een toewijding aan uitmuntendheid, intelligente planning en gerichte inspanning."
Daarnaast zorgt een rooster voor een voorspelbare dagindeling, zodat je minder snel beslissingen hoeft te nemen. Je verspilt geen hersenruimte door te beslissen welke taak je nu gaat doen. Dat betekent dat je jouw mentale energie op peil kunt houden voor de taken die er echt toe doen.
Maak jouw dag dus klaar voor succes door jouw dag te plannen en jouw dagelijkse tijd in te delen. Dit kan al met een standaard rooster.
Concluderend is het erg van belang om te weten hoe je jouw tijd goed kunt indelen, en het beste middel hiervoor is het maken van een efficiënt rooster. In dit artikel bekijken we de stappen die jij kan nemen om dit te doen en zo tijd te maken voor het werk dat er echt toe doet, terwijl je nog steeds tijd overhoudt voor persoonlijke ontwikkeling, familie en vrienden.
Een rooster maken kan een uitdaging zijn. Toch is het de moeite waard, omdat het je in staat stelt om je tijd effectiever te beheren. Je kan een standaard rooster maken of een gedetailleerd rooster waarin verschillende factoren staan beschreven, zoals het aantal werknemers, beschikbaarheid, werktijden, wensen etc. Chronokeys neemt alle opties met je door. Een rooster maken doe je met de volgende tips voor je dagelijkse rituelen:
Een rooster maken begint met het opschrijven van alle taken die je moet afmaken - het kan gaan om een aantal boodschappen, huishoudelijke taken of werkverplichtingen voor die dag of de hele week. Het kan nuttig zijn om de taken voor je te zien voordat je, net als puzzelstukjes, ze in een samenhangende volgorde rangschikt.
Zorg dat je alles op een rijtje hebt door de belangrijkste taken met een ster te markeren of te onderstrepen. Sommige hebben minder tijd nodig dan andere, dus noteer de taken die meer tijd vergen.
Nadat je de meest dringende taken hebt geïdentificeerd, kun je een hiërarchische lijst opstellen van taken die je moet volbrengen. Hiërarchisch betekent het sorteren op mate van belangrijkheid.
Je kan een fysieke planner of digitale programma's gebruiken om taken per tijdstip van de dag te organiseren. Je energieniveau is 's ochtends het hoogst nadat je een goede nachtrust hebt gehad en hebt ontbeten, dus probeer intensieve taken of vergaderingen zoveel mogelijk naar een vroeg moment op te schuiven. Hiervoor heb je de rest van de dag alle tijd om de verschillende taken meer gecontroleerd en beter beheersbaar op te nemen.
Slechte gewoonten kunnen de kop opsteken, en het kan makkelijk zijn om van je nieuwe routine af te wijken. Maak meldingen op jouw telefoon of alarmen om jezelf en jouw timing te controleren om te zien of je op schema ligt.
Tijd voor jezelf is van vitaal belang en moet deel uitmaken van je schema. Of het nu een yoga-ochtendroutine is of ontspanning met bijvoorbeeld een podcast aan het eind van de dag, tijd met jezelf doorbrengen is zeer belangrijk. Dit doe je door jezelf toe te spitsen op de dagelijkse gewoonten die jou geluk brengen. Dat zorgt voor het verlagen van stressniveaus en het verbeteren van de geestelijke gezondheid.
Het bijhouden van een dagelijkse planning kan nuttig zijn voor de productiviteit. Denk eens aan de volgende voordelen van een dagelijkse planner:
Voorkom dat je telefoongesprekken of vergaderingen mist door notificaties in te stellen of op te schrijven wanneer er cruciale afspraken in jouw dag aan zitten te komen.
Als je een rooster maakt, is het van belang dat je weet welke werktaken of persoonlijke klusjes eerst gedaan moeten worden om jouw tijd effectief te beheren.
Een planningsapp kan je helpen uitstelgedrag af te wenden en de focus op je werk te houden. Persoonlijke kalenders kunnen je helpen om plannen te onthouden en zorgen ervoor dat je de nodige klusjes afkrijgt.
Een goede balans tussen werk en privé is essentieel. Wanneer je jouw agenda bekijkt, dan moet je vrije tijd-blokken kunnen zien. Als je teveel inplant voor jezelf, kan dat leiden tot stress en minder sociale interacties, dus bekijk je agenda altijd in zijn geheel of maak ruimte voor vrije tijd om voor je mentale gezondheid te zorgen en deel te nemen aan activiteiten die plezier brengen.
Je kunt verschillende methoden gebruiken om je tijd in te plannen. Schema sjablonen kunnen verschillende vormen aannemen:
Je kan een digitale kalender gebruiken of een handgeschreven lijst met uren in de dag in de ene kolom en taken die je moet voltooien in de andere. Zoek een systeem dat het beste werkt om jouw werkdag in kaart te brengen en punten af te vinken als je taken hebt voltooid. Met een dagschema kun je altijd vooruit plannen en bekijken wat je de volgende dag te doen staat. Zorg ervoor dat je elke dag vrije tijd voor jezelf reserveert wanneer je een planning maakt.
Je hoeft niet tot op het uur te plannen: een weekplanner in een spreadsheet kan je een overkoepelende kijk geven op wat je wilt bereiken & op welke dagen van de week. Je kunt wat ordening van gebeurtenissen of de hoeveelheid tijd die nodig is voor bepaalde taken opnemen, waardoor deze planner zo specifiek of breed mogelijk wordt.
Voor een meer rechttoe rechtaan-vorm van een dagelijkse planning, houd je een bullet journal bij. Deze bullet journals bevatten bullet points voor de taken van elke dag. Je kunt één pagina per dag gebruiken. Noteer elke taak en streep hem af als je klaar bent.
Een rooster maken is soms lastig. Voor je creatieve of persoonlijke werk heb je misschien geen rigide planningstool nodig. Je kunt je doelen in kaart brengen in een dagboek, door een takenlijst te maken van gebeurtenissen en stappen die nodig zijn om je doelen te bereiken. Gebruik deze meer open, vrije ruimte om te brainstormen over doelen en actiepunten, en controleer regelmatig of je op schema ligt.
Afhankelijk van de organisatie en de functie kan een werkrooster bijvoorbeeld een traditionele, 40-uur per week, maandag tot en met vrijdag-schema zijn. Maar natuurlijk kan het ook variëren: op een dagelijkse, wekelijkse, of seizoensgebonden basis.
Een werkrooster is een overzicht waarin staat hoe laat een medewerker wordt verwacht op zijn/haar werk. In veel gevallen zal dit worden bepaald door de werkgever en zal een vast aantal dagen en uren per week wordt vastgesteld met eventuele praktische informatie.
Wanneer een werkgever een vacature heeft vervuld, zal de organisatie het werkrooster voor de baan bepalen en nagaan of het werkrooster klopt.
Veel organisaties wijzen hun werknemers een werkrooster toe. Als een organisatie een rooster maakt, kan dit een positief effect hebben op de productiviteit van een medewerker.
Het werkrooster kan een vast rooster zijn met vooraf vastgestelde uren, in welk geval de werknemer precies weet wanneer hij/zij elke week zal werken.
Andere organisaties kunnen een flexibel roosterbeleid hebben. Bij deze werkgevers wordt de manier waarop werknemers worden ingeroosterd bepaald door het bedrijfsbeleid. Flexibele roosters staan werknemers toe hun aankomst en vertrek te variëren en soms zelfs de dagen te kiezen waarop ze werken.
De organisatie kan geplande uren toewijzen, maar kan de werknemer ook in staat stellen om zich in te schrijven voor open verschuivingen. Daarnaast kan de werknemer volledig zelf in staat zijn om zijn/haar eigen schema te bepalen.
Het proces voor de planning kan worden gedaan op de ouderwetse manier, waarbij een bedrijf handmatig het werkrooster bepaalt voor de medewerkers, hetzij op papier of met behulp van een computer spreadsheet of agenda. Grotere werkgevers maken gebruik van scheduling software en apps om de schema's voor het personeel in te stellen.
Bedrijven en professionals streven er voortdurend naar hun workflows efficiënter, robuuster en betrouwbaarder te maken.
Het belang van rooster software speelt tegenwoordig een steeds grotere rol. Vandaag de dag hebben bedrijven te maken met vergaderingen, afspraken, werkroosters, workforce management en andere complexe bedrijfsprocessen.
Het is een doel op zich geworden voor zowel individuen als bedrijven om een gezonde planning bij te houden en tegelijkertijd te zorgen voor zakelijke efficiëntie.
Ouderwetse systemen zijn tegenwoordig niet meer voldoende om alle berichten uit e-mails, teksten en andere digitale kanalen te beheren.
In dergelijke gevallen hebben professionals en organisaties behoefte aan een slim systeem om dingen soepel en georganiseerd te plannen.
Dit is waar rooster software in het spel komt.
Goede rooster software kan bedrijven helpen meer betrokkenheid te creëren bij de klant. Daarnaast is het geschikt voor het optimaliseren van resource-en projectmanagement, en het stroomlijnen van de bedrijfsvoering.
Organisaties kunnen ook gebruik maken van rooster software om papierwerk te minimaliseren en workflow gaten op te lossen.