Hoe klein of groot jouw bedrijf ook is, een effectieve personeelsplanning is essentieel om ervoor te zorgen dat taken en acties door de juiste mensen op het juiste moment worden uitgevoerd. Het lijkt misschien een eenvoudig proces, maar met verschillende rollen, capaciteiten en beschikbaarheid, om nog maar te zwijgen over mensen die ziek of op vakantie zijn, kan het proces uiteindelijk veel moeilijker zijn dan verwacht. Daarom is het belangrijk dat je alles in het werk stelt om het proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat het werk snel en doeltreffend wordt voltooid. Om je daarbij te helpen, lees je hier alles wat te maken heeft met personeelsplanning.
Personeelsplanning is het proces waarbij je ervoor zorgt dat je de juiste mensen in jouw organisatie hebt - nu en in de toekomst - om het werk uit te voeren dat nodig is voor zakelijk succes.
Om effectief te plannen, moet je inzicht hebben in jouw bedrijfsbehoeften en de vaardigheden en het potentieel van jouw huidige werknemers. Tegelijkertijd moet je overwegen wat de behoeften van elke werknemer zullen zijn naarmate het bedrijf groeit en jouw markt zich ontwikkelt. Dit wordt ook wel efficiënte personeelsplanning genoemd.
Een goede personeelsplanning heeft ook te maken met opvolgingsplanning, wat specifiek gaat over hoe je functies invult met minimale verstoring van jouw bedrijf, wanneer huidige werknemers vooruitgaan of vertrekken.
Opvolgingsplanning houdt in dat je ervoor zorgt dat werknemers intern kunnen doorgroeien, met een ontwikkelings- en promotieproces dat hen in staat stelt op te klimmen of zijwaarts te bewegen, zodat er ruimte ontstaat voor anderen om in hun plaats te treden.
Een goede personeelsplanning maken in een snelgroeiende of internationale organisatie is een bijzondere uitdaging.
U moet gedetailleerde personeelsgegevens, zoals vaardigheden, potentieel, aspiraties en locatie, afstemmen op de bedrijfsplannen.
Het is van het grootste belang dat je jouw personeelsplan aanpast aan veranderingen in de bedrijfsstrategie of de markt die van invloed zijn op het personeelsbestand.
Goede personeelsplanning software en een analysetool zijn essentieel voor een nauwkeurige personeelsplanning, urenregistratie bijhouden, beschikbaarheid doorgeven, verlof aanvragen, meest actuele planning, naadloze opvolgingsplanning en tijdige werving. Hiermee zorg je ervoor dat je een overzichtelijke personeelsplanning creëert.
Strategische personeelsplanning betekent ervoor zorgen dat jouw organisatie over het nodige personeel beschikt om de huidige en geplande bedrijfsdoelstellingen te halen.
Markten en plannen kunnen veranderen. Veel organisaties hebben strategische personeelsplannen voor de korte, middellange en lange termijn en herzien die regelmatig in de context van de algemene bedrijfsstrategie.
Bedrijfsleiders kijken vooruit naar het werk dat zij hopen te leveren en de geplande groei in de komende maanden en jaren.
Op basis daarvan kunnen ze bepalen hoeveel werknemers ze nodig hebben en welke vaardigheden ze nodig zullen hebben. HR-teams kunnen dit afzetten tegen de huidige personeelsprofielen, aantallen en vaardigheden.
Het strategisch personeelsplan houdt in dat lacunes worden opgespoord en dat eraan wordt gewerkt om die op te lossen, zodat er op het juiste moment voldoende goed opgeleid personeel beschikbaar is om aan de bedrijfs- en marktvraag te voldoen.
Dit kan betekenen werving en omscholing, bijscholing of herziening van de mix van vast, contractueel, freelance en tijdelijk personeel. HR-managers kunnen historische gegevens gebruiken om personeelspatronen in het verleden te bekijken, samen met prognoses om toekomstige behoeften te modelleren, rekening houdend met de groei, plannen en focus van het bedrijf.
Het kan hierbij gaan om informatie over verloop en werving, maar ook om kenmerken van succesvolle leiders en leidinggevenden, vaardigheden, potentieel, aspiraties en locatie.
HR-technologie ter ondersteuning van strategisch personeelsbeleid kan helpen om een enorme hoeveelheid gegevens te verwerken in de context van de bedrijfsbehoeften.
Voor een nauwkeurige planning is het van essentieel belang om over één enkele, bedrijfsbrede people database te beschikken.
Krachtige, gebruiksvriendelijke analysetools maken prognoses betrouwbaarder en kunnen de vereisten voortdurend bijwerken naarmate de markt- en bedrijfsgegevens veranderen.
In de tactische personeelsplanning worden de stappen en acties op korte termijn geschetst die moeten worden ondernomen om de in het strategisch plan beschreven doelstellingen te verwezenlijken.
Uw strategische personeelsplanning geeft het algemene idee van hoe je een doel wilt bereiken, en het tactisch plan is waar je de stappen uitzet om dat doel te bereiken.
Aangezien de doelstellingen in het strategisch plan algemener zijn en over een langere periode worden geëvalueerd, vindt strategische planning meestal plaats aan het begin van een jaar, kwartaal of maand. Deze plannen moeten elk kwartaal worden herzien.
Tactische planning vindt plaats nadat het strategisch plan is uitgestippeld, en het tactisch plan kan - indien nodig - vaker opnieuw worden bekeken.
Het optimaliseren van jouw personeelsplanning is vaak een complexe puzzel. Maar als je deze tips volgt, kun je de stukjes wat sneller in elkaar leggen:
Werken in de cloud heeft zoveel voordelen voor het maken en bijhouden van een goede personeelsplanning, het betekent bijvoorbeeld dat het altijd en overal beschikbaar is. Iedereen, van directiekamer tot werkvloer, heeft er toegang toe en kan het indien nodig aanpassen.
Bovendien behoort versiebeheer tot het verleden, want je hebt geen last meer van het rondsturen van meerdere versies van Excel-spreadsheets. Je bent er zeker van dat iedereen de laatste versie op het scherm voor zich heeft.
Er is altijd wel iets dat roet in het eten kan gooien, bijvoorbeeld medewerkers die van dienst moeten ruilen of iemand die te laat op zijn werk verschijnt. Andere keren gooien klanten je een curveball toe, bijvoorbeeld een last-minute bestelling of zelfs een annulering van een bestelling.
Houd daar rekening mee bij het maken van jouw plannen, bijvoorbeeld door een noodplan op te stellen of een pool van vervangers en extra's paraat te houden.
Het is belangrijk om jouw plannen ruim van tevoren te maken. Zodra je informatie hebt ontvangen over de beschikbaarheid van jouw personeel, wacht dan niet te lang met het maken van hun roosters. Hoe langer je wacht, hoe meer er kan veranderen. En zorg ervoor dat iedereen het schema ruim op tijd krijgt. Maar plan ook niet te vroeg, en zeker niet voordat je van iedereen de beschikbaarheidsinformatie hebt ontvangen.
Leg duidelijk uit waarom je personeel in een bepaalde dienst heeft ingedeeld, dit kan irritatie en terughoudendheid tot een minimum beperken. Dit is nog een reden om jouw personeel te vragen om je van tevoren te informeren over hun beschikbaarheid. Als je dat doet, doe dan jouw best om hier ook daadwerkelijk rekening mee te houden. Als je bijvoorbeeld studenten en ouders in dienst hebt, noteer dan wanneer zij colleges, examens, schoolreisjes, enz. hebben.
Als je bovendien rekening houdt met de professionele en persoonlijke voorkeuren van jouw personeel, zul je hoogstwaarschijnlijk worden beloond met een nog hogere productiviteit en tevredenheid.
Als je op het punt staat om een nieuw werkschema op te stellen, is het verstandig om eens te kijken naar de afgelopen maanden. Wat werkte goed? Wat ging er mis? Wie wilde er steeds van dienst ruilen? Hadden ze daar goede of legitieme redenen voor? Was het een eenmalig incident of kwam het regelmatig voor? Leg de knelpunten bloot en anticipeer op soortgelijke problemen in de komende maanden. Planningstools zijn zeer geschikt om deze uitdagingen te analyseren en passende maatregelen te nemen.
Vaardighedenmatrices zijn uitstekende hulpmiddelen voor het optimaliseren van jouw personeelsplanning. Door de vaardigheden en competenties van jouw personeel in kaart te brengen in een matrix, kun je in één oogopslag zien wie wat kan en wie niet.
Ze zijn opgebouwd uit een reeks rijen en kolommen. In de linkerkolom staan de namen van jouw medewerkers, in de bovenste rij alle competenties die nodig zijn om een bepaalde taak uit te voeren (of vice versa). Gewapend met deze visuele informatie is het een fluitje van een cent om de juiste persoon op het juiste moment aan de juiste taak toe te wijzen.
De kans is groot dat je na verloop van tijd jouw personeelsplanning naar een hoger niveau wilt tillen. In dat geval ben je beter af met speciale software voor competentiebeheer, want die biedt je een heel spectrum aan nieuwe mogelijkheden.
Alle informatie over de vaardigheden en competenties van jouw personeel in één oogopslag weergeven - alles centraal opgeslagen in de cloud.
Stel dat iemand zich op het laatste moment ziek meldt - geen nood - open de personeelsplanning software en vind de meest geschikte vervanger met een tik op het scherm of een klik van jouw muis.
Maak een lijst van het extra personeel dat je kunt inzetten om de extra werklast op te vangen - snel en eenvoudig - wanneer er een drukke periode aankomt.
Personeelsplanning lijkt op het eerste gezicht misschien een enorme klus, maar door uzelf te wapenen met de juiste tools en de juiste informatie en door duidelijk te communiceren zul je merken dat het niet zo erg is als je dacht.
Het is geen pretje met een tekort of een overbezetting van personeel te zitten.
Voor een klein bedrijf kan één enkele afwezigheid een ochtend op zijn kop zetten. Voor grote bedrijven met meerdere locaties, is georganiseerd blijven nog moeilijker.
Personeelsplanning software maakt het zo veel makkelijker voor managers om personeel op de juiste manier te plannen. Maak een schema in een paar minuten en schakel met mensen als dat nodig is. Met een personeelsplanning software kun je gewerkte uren direct doorsturen naar jouw personeel.
Uw team zal een schema waarderen dat altijd up-to-date is en toegankelijk vanaf elk apparaat. Voorkom miscommunicatie met je personeel, waar jouw personeel zich ook bevindt.
Het starten van een personeelsplanning initiatief in jouw organisatie kan moeilijk zijn zonder de juiste hulpmiddelen. Het proces is immers zeer datagericht. Als het niet vanaf het begin goed wordt aangepakt, kan het zeer snel verwarrend worden. Een van de mogelijkheden is een personeelsplanning in Excel, waarin je gemakkelijk gegevens kunt invoegen en het hele proces soepel kan laten verlopen.
Excel is meestal het beste spreadsheetprogramma om te gebruiken voor workforce planning-gegevens, omdat je gemakkelijk sjablonen kunt maken die je aan jouw managers kunt geven om hen te helpen bij het verzamelen van gegevens die horen bij de eerste stap van elk goed afgerond workforce planning-initiatief.
Zodra je jouw huidige personeelsplanning hebt geëvalueerd, kun je aanbevelingen formuleren voor de aanpak van die behoeften, bijvoorbeeld door nieuw talent aan te werven en in dienst te nemen, interne promoties te maken, de nadruk te leggen op opleiding en ontwikkeling van werknemers, of contractanten aan jouw personeel toe te voegen. Deze prognoses en aanbevelingen zullen je helpen bij de ontwikkeling van jouw algemene personeelsplan voor de organisatie.