Chronokeys ontwikkelt urenregistratie software voor tijdregistratie en -planning. Wij hebben de afgelopen jaren onze urenregistratie software steeds verder doorontwikkeld en tegelijkertijd de software vereenvoudigd, met als doel een zo gebruiksvriendelijk mogelijk product aan te bieden. Chronokeys maakt het mogelijk dat in slechts één klik vele inzichten worden verstrekt aan onze gebruikers. Zo krijg je onder andere inzicht in hoeveel gewerkte uren je hebt gemaakt, de gewerkte uren van jouw personeel en de resultaten van een project. Hieronder geven wij enkele tips over het gebruik van urenregistratie om de gewerkte uren van jouw medewerkers bij te houden.
Veel organisaties, van de zakelijke dienstverlening tot de horeca, maken gebruik van urenregistratie om bijvoorbeeld uren te kunnen factureren aan klanten of (over)werk te kunnen compenseren. Ook wordt urenregistratie gebruikt om inzicht te krijgen in het aantal gewerkte uren van medewerkers en hoeveel tijd zij besteden aan specifieke taken. De administratie van gewerkte uren kan al snel een tijdrovende klus worden. Goede urenregistratie software kan dit proces vergemakkelijken en de organisatie ontlasten. Jouw medewerkers willen hun gewerkte uren op een snelle en gemakkelijke manier kunnen schrijven op de gedane activiteiten.
Elke organisatie is uniek en er zijn vele manieren waarop Chronokeys geïmplementeerd kan worden. Zet de gewerkte uren in onze software automatisch en foutloos door naar jouw salarisadministratie. Maak gebruik van onze gebruiksvriendelijke urenregistratie software met onze urenregistratie app. Als je je uren moet administreren via een ouderwetse methode, dan kan dit ervoor zorgen dat je enthousiasme snel daalt. Er zijn bedrijven die nog steeds gebruik maken van notities en Excel, als methode voor de urenregistratie. Daar is natuurlijk niets mis mee, maar het kost wel veel tijd en energie. Steeds weer moet je nadenken welk project, welke klant, welke activiteit moet ik registreren? Hieronder staan onze tips voor het bijhouden van gewerkte uren.
Zou het niet geweldig zijn om een systeem te hebben dat uren registreert en dit proces ook automatiseert? Medewerkers die dit manueel doen en een overzicht moeten maken, verliezen veel tijd. Via een geautomatiseerd urenregistratiesysteem zie je hoeveel tijd er nodig was voor een bepaald project, wie er aan het project heeft gewerkt en welke taken zijn uitgevoerd. Bij een online urenregistratie weet je precies wat er nog moet gebeuren en wanneer je moet ingrijpen bij de urenregistratie van jouw medewerkers.
Zorg ervoor dat medewerkers zo min mogelijk hoeven na te denken tijdens het registreren van hun uren en snel door het proces kunnen gaan. Beperk het aantal stappen, opties en uitzonderingen tot een minimum en maak het duidelijk wat ze moeten registreren en hoe. Dit vergroot de kans dat ze hun gewerkte uren ook daadwerkelijk beter gaan registreren en dat het uren registreren in hun routine wordt opgenomen.
Voorkom dat je telefoongesprekken of vergaderingen mist door notificaties in te stellen of op te schrijven wanneer er cruciale afspraken in jouw dag aankomen.
Het beste wat je kunt doen om jouw tijdregistratieproces te vereenvoudigen, is het digitaliseren van het proces. Op die manier elimineer je de stapels papierwerk die moeten worden doorzocht, bijgewerkt en ingevoerd in de computer. Bij het digitaliseren van jouw urenregistratie heb je alles onmiddellijk in één overzicht. Daarnaast zijn veel urenregistratietools ook mobiel beschikbaar, zodat medewerkers die niet of nauwelijks achter een computer werken ook eenvoudig uren kunnen registreren.
Bij online urenregistratie is het belangrijk om een systeem te kiezen dat past bij jouw organisatie en werkzaamheden. In de meeste gevallen is een Excel-bestand alleen niet voldoende. Niet iedereen is namelijk even handig in het werken hiermee, het wordt vaak als ingewikkeld ervaren en het is niet overzichtelijk genoeg. Een online urenregistratie software biedt dan uitkomst, zodat jouw personeel goed de uren kan bijhouden.
Mensen zijn eerder geneigd een taak uit te voeren als ze weten waarom ze het doen en wat de toegevoegde waarde ervan is. Want als de taak nutteloos is, waarom zou je er dan tijd aan verspillen? Laat jouw medewerkers dus weten waarom ze hun tijd bijhouden en waarom het belangrijk is.
Je kunt het bijvoorbeeld koppelen aan doelstellingen, zoals collectieve productiviteit, of regelmatig de resultaten van de analyse van de timesheets laten zien. Op die manier maak je het eindresultaat van hun tijd en inspanning tastbaar en zichtbaar. Natuurlijk is het ook hier belangrijk om het goede voorbeeld te geven. Factureer geregistreerde uren, uitgaven en ritten direct door naar je klant.
Als je wilt dat de online urenregistratie software onderdeel wordt van de routine, is het raadzaam om deze te koppelen aan andere activiteiten. Dit doe je door de urenregistratie te verenigen met alle andere processen, applicaties en informatie die iemand nodig heeft om te werken. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen is het verstandig om het tijdregistratiesysteem te integreren in je intranet of digitale werkplek. Zo wordt het voor mensen makkelijker om tijdregistratie als onderdeel van hun werk te zien.
Daarnaast zorg je ervoor dat jouw tijdregistratiesysteem altijd en overal snel en gemakkelijk toegankelijk is. Of je het nu toegankelijk maakt met een snelkoppeling, volledig integreert via een App of in een volledig tabblad in jouw werkruimte of intranet plaatst. Op die manier kunnen jouw medewerkers hun uren altijd en overal bijwerken, vanaf elk apparaat, zodat ze niets vergeten en niet alles in één keer hoeven te doen aan het einde van de dag.
Het is erg belangrijk om uw werkproces te stroomlijnen, omdat dit u veel tijd kan besparen waardoor u meer tijd over heeft voor andere activiteiten. Als er activiteiten zijn die u elke dag uitvoert, zorg er dan voor dat u een standaard sjabloon maakt, om tijd te winnen. Dit betekent echter niet dat de kwaliteit van dit sjabloon niet aan de hoogste eisen en aan de verwachtingen van de organisatie moet voldoen. Tijd is immers kostbaar en u wilt de gewonnen tijd zo goed mogelijk besteden, om tot goede resultaten te komen. Als u uw planning van de afgelopen week bekijkt, welke activiteiten hebben dan veel tijd in beslag genomen? Wat kan er volgende week beter?
We leven in een tijd waarin men altijd beschikbaar moet zijn, maar is dit niet iets wat we onszelf voorschrijven? Het is niet verkeerd om een dagelijks moment te creëren waarin je besluit geen informatie uit de buitenwereld op te nemen. Sommige activiteiten lenen zich immers niet voor onderbreking en vereisen een voortdurende focus. Creëer een rustig moment, waardoor je non-stop aan een bepaald project kunt werken, zonder afgeleid te worden door de telefoon en je inbox. Jij bent tenslotte de kapitein van het schip, die bepaalt welke route het beste te varen is. Uiteindelijk zal de klant je dankbaar zijn omdat je je tijd en energie goed hebt gebruikt om zijn/haar vraag te beantwoorden. Zorg ervoor dat je een moment van rust inbouwt om al je werk af te ronden en je activiteiten te registreren.
Onderweg zullen er altijd obstakels opduiken, maar hoe zorgt u ervoor dat u niet te veel tijd verliest? Het uitstellen van werk veroorzaakt veel tijdverlies. Waarom stelt u een bepaald project uit? Mist u stukken informatie of bent u onzeker over de juiste weg vooruit? Zorg ervoor dat u het probleem opspoort en aanpakt.
In artikel 4:3 van de Arbeidstijdenwet (Atw) staat beschreven dat de werkgever verplicht is om een registratie bij te houden van de arbeids- en rusttijden van werknemers. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan controleren of je deze wet naleeft. Je bent daarmee ook verplicht om een tijdregistratie vast te leggen voor je werknemers.
Het bijhouden van de voortgang van specifieke taken is cruciaal in veel aspecten van projectmanagement. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, gaat het er niet om teamleden te controleren en ervoor te zorgen dat ze echt van negen tot vijf, 8 uur achter elkaar werken. Natuurlijk moeten managers weten welke taken hun teams bezighouden en hoe lang. Toch dient tijdregistratie voor veel meer dan alleen het tellen van salaris aan het einde van de maand. Als men weet hoeveel tijd een team heeft besteed aan een bepaalde taak of een project, kan men de kosten en de duur van soortgelijke activiteiten in de toekomst beter inschatten.
De gevolgen van het onderschatten van time tracking zijn ongetwijfeld ernstig voor het project in zijn geheel. Als we ons werk niet regelmatig bijhouden, wordt een realistische evaluatie van de tijd die aan bepaalde taken is besteed onmogelijk. Het is een ernstig probleem, vooral als ontwikkelaars aan meerdere projecten tegelijk werken. Vanuit het oogpunt van tijd kunnen de teamleden niet precies aangeven hoeveel uren ze aan elke activiteit hebben besteed. Dit is niet iets wat we over het hoofd mogen zien, want zelfs de kleinste onnauwkeurigheid kan ervoor zorgen dat de projectkosten onjuist worden ingeschat.
Dit beïnvloedt de samenwerking tussen klanten en leveranciers van IT-diensten, aangezien beide partijen de winstgevendheid van het eindproduct moeten berekenen. Alle cijfers moeten nauwkeurig zijn voor de betrouwbaarheid. Als men de rentabiliteit kent voordat het eigenlijke werk begint, kan men bepalen of alles volgens plan verloopt in elke fase van de ontwikkeling. Als dat niet het geval is, kunnen de betrokkenen op tijd de nodige aanpassingen doorvoeren, voorkomen dat het budget van de klant wordt overschreden, opnieuw onderhandelen over de contractvoorwaarden, of zelfs het project annuleren.
Tijdens je werk voor een klant kan je zowel directe als indirecte uren maken. Sommige uren factureer je wel door aan de klant, maar je maakt niet altijd declarabele uren. Directe uren zijn uren die je direct maakt voor de klant. Indirecte uren zijn alle werkzaamheden die indirect met de klant te maken hebben zoals een cursus, interne vergadering of administratie. Je factureert ze niet aan de klant.
Ons urenregistratie systeem geeft jou direct inzicht bij het uren registreren en vermindert de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan het registreren van uren.