Elk bedrijf met werknemers op uurbasis heeft een duidelijke en effectieve manier nodig om de tijd van werknemers bij te houden. Veel grotere bedrijven beschikken al over een digitaal urenregistratiesysteem als onderdeel van een breder HR- of loonlijst-pakket.
Maar als u nog niet klaar bent voor zo'n oplossing, moet u toch de tijd bijhouden.
Een eenvoudig gratis Excel-sjabloon voor tijdregistratie kan een prima kortetermijnoplossing zijn totdat u klaar bent om iets krachtigers te implementeren.
Hieronder laten we u zien hoe u een wekelijks of maandelijks tijdschema in Excel maakt. Bovendien vertellen we wat u moet doen als u dieper wilt ingaan op taak- of projectgebaseerde tijdregistratie - en waarom u dat zeker moet doen.
Deze timesheets zijn eenvoudig te gebruiken omdat werknemers alleen de begin- en eindtijd van de werktijd hoeven in te voeren en de manager met behulp van geautomatiseerde Excel-formules het totale loon kan berekenen op basis van uurtarieven en overuren.
Bovendien zijn veel managers en werknemers in traditionele, niet-technische bedrijven eerder gewend te werken met Excel dan met andere tools.
Urenregistratie wordt gebruikt door grote en kleine bedrijven, bureaus, externe teams en groeiende starters, omdat het een snelle en eenvoudige manier is om de productiviteit van uw bedrijfsvoering te verbeteren.
Timesheets zijn een manier om te loggen waar werknemers aan gewerkt hebben voor elk uur dat ze op kantoor zijn. Zo weet u waar iedereen mee bezig is en waar mensen hun tijd aan besteden.
U kunt niet alleen uw meest productieve werknemers opsporen, maar ook analyseren welke projecten of processen tijd verspillen en welke winstgevender zijn voor uw bedrijf.
Zodra u over deze kennis beschikt, kunt u een betere manager zijn en inzichtelijke beslissingen nemen voor de groei van uw bedrijf.
Gewerkte uren bijhouden in Excel kunt zelf bijhouden in een template, dat u zelf maakt. Maar het is makkelijker en kost minder tijd om een standaard template te gebruiken. Gratis urenregistratie templates in Excel kunt u vinden op internet. Als u uw urenregistratie of de gewerkte uren van uw werknemers wilt bijhouden in Excel dan kunt u de volgende vier stappen volgen om een eenvoudige urenregistratie te maken. Dit is een gratis urenregistratie overzicht. Hier staan onder andere het aantal gewerkte uren in van u en/of uw werknemers.
Een Excel-bestand maken en een Excel-bestand bijhouden heeft als voordeel dat u het volledig naar eigen wens kunt inrichten. Net als in een softwareprogramma kunt u in een Excel urenregistratie automatisch totalen, gemiddelden en verhoudingen berekenen. Tenslotte maakt het voor de Belastingdienst niet uit in welke vorm u uw urenregistratie het levert, als u maar kunt bewijzen dat u voldoet aan de jaarlijkse eis van 1.225 uur per jaar. Gewerkte uren bijhouden is belangrijk voor de administratie. Daarnaast is het belangrijk om gewerkte uren consequent bij te houden. Gewerkte uren bijhouden wilt u zo makkelijk mogelijk houden.
Een van de eerste zaken waaraan u moet denken, is hoe u uw het aantal gewerkte uren gaat bijhouden in Excel. De inrichting van het werkblad is daarbij belangrijk, maar dit zal per onderneming verschillen. Denk daarom vooral goed na over welke informatie u nodig hebt. Voor de ene onderneming kan een tijdregistratie in Excel bijvoorbeeld niet zonder klantvermelding, terwijl een andere zelfstandige vooral de uitgevoerde activiteiten zal willen noteren. Bij de urenregistratie van een chauffeur moet bijvoorbeeld ook de begin- en de eindlocatie, net zoals het aantal kilometers, worden genoteerd. Bij de urenregistratie in Excel met overuren zijn andere zaken dan weer belangrijker. Maak daarom vooraf een lijstje van welke informatie de urenstaat in Excel moet bevatten.
Zodra u dit hebt gedaan, is het aanbevolen om een aantal zaken te automatiseren. Dit is per slot van rekening wat ook urenregistratiesoftware doet. Daarvoor maakt u een extra werkblad waarin u terugkerende gegevens verzamelt. Hier noteer u bijvoorbeeld de naam van de klant en daarbij het uurtarief. Het voordeel hiervan is dat u dit later niet voor elke rij opnieuw hoeft op te zoeken. In uw urenstaat in Excel worden deze gegevens dan automatisch opgehaald.
Vervolgens kunt u beginnen met het samenstellen van het werkblad voor urenregistratie in Excel. Hierin neemt u dan de in de eerste stap genoteerde informatie netjes in kolommen over. Sommige kolommen moet u elke keer opnieuw invullen, andere kolommen kunt u dan automatisch ophalen uit uw extra werkblad. Hierbij kunt u dan een formule voor urenregistratie samenstellen die verticaal zoekt en de juiste waarde ophaalt. Als u hier geen ervaring mee hebt en u wilt u hierin verdiepen, is het boek Excel voor Professionals een aanrader. Hierin vindt u zowat elke handige formule voor urenregistratie terug. Dit boek is te gebruiken voor urenregistratie in Excel 2019 of in de eerdere Excel-versies.
Als u met meerdere mensen aan een project werkt of personeel in dienst hebt, is het natuurlijk handig dat jullie allen samen de gewerkte uren kunnen bijhouden in Excel. Ofwel werken jullie dan in een en hetzelfde werkblad, ofwel maken jullie elk een eigen werkblad. Over het algemeen is de tweede optie interessanter omdat u hier dan eenvoudiger gegevens uit kan trekken. Indien u toch voor de eerste optie kiest, moet u wel altijd noteren op wie de informatie betrekking heeft.
Ten slotte moet u voorkomen dat jullie voortdurend elkaars informatie overschrijven of elkaar blokkeren. Hiervoor moet het Excel-bestand tot een gedeelde werkmap worden gemaakt. Hiervoor gaat u achtereenvolgens naar controleren, werkmap delen en bewerken. Zorg er vervolgens voor dat “gelijktijdige bewerking door meerdere gebruikers toestaan” is aangevinkt. Dit werkt natuurlijk enkel als de werkmap zich in een netwerklocatie bevindt.
Een alternatief is om cocreatie te gebruiken en de werkmap in OneDrive of SharePoint te plaatsen. Op de website van Microsoft leest u hoe je dit doet.
Bovenstaande werkwijze vergt wel wat tijd en moeite, maar het kan ook eenvoudiger. U kunt namelijk perfect kiezen voor een template voor uw uren in Excel. Op het internet zijn er talloze templates voor tijdregistratie in Excel te vinden, maar het is wel een beetje uitkijken naar een goede template voor een urenstaat in Excel.
Wilt u de werkuren bijhouden via een urenstaat in Excel? Dan is de template van Urenregistratieexcel.nl een goede oplossing. Deze template voor tijdregistratie in Excel is gemaakt voor zelfstandigen zonder personeel. Het is wel gemaakt voor Nederland en het helpt Nederlandse zzp’ers met het nagaan of ze aan het urencriterium voldoen, maar dit kunt u natuurlijk gewoon uit de template voor tijdregistratie in Excel gooien. Deze template voor tijdregistratie in Excel is gratis, maar u kunt ook altijd kiezen voor de uitgebreidere template voor tijdregistratie in Excel. Deze uitgebreide versie is dan weer betalend.
Als u voor een werknemer een template voor tijdregistratie in Excel zoekt, heeft Microsoft Office dan weer een geschikt template voor jou gemaakt. Met deze template kan een werknemer dagelijks, wekelijks of maandelijks zijn gewerkte uren bijhouden in Excel. Als deze template voor tijdregistratie in Excel niet helemaal aan de wensen voldoet, moet u zeker ook even een kijkje nemen bij de vergelijkbare sjablonen voor de tijdregistratie in Excel. Deze sjablonen zijn eenvoudig aan te passen en kunt u snel naar uw hand zetten. Houd er wel rekening mee dat de complexiteit van een formule voor urenregistratie sterk kan verschillen. Vaak gaat het om lange ALS- en OF-functies die door elkaar worden gebruikt en die het er niet bepaald eenvoudiger op maken.